Внутренний регламент проверки контрагентов — документ, который компания предъявляет налоговой как доказательство должной осмотрительности. Без него отказ в вычете НДС или признание расходов необоснованными часто становится вопросом времени. Ниже — из чего состоит такой регламент, как он вводится в действие, и готовый шаблон, который можно скачать и адаптировать под свою компанию.
Готовый шаблон регламента — бесплатно
Пакет из четырёх документов в формате Word: Положение о проверке контрагентов, приказ о введении в действие, карточка проверки и чек-лист документов. Оставьте контакт — вышлем на почту.
Скачать шаблонЗачем компании внутренний регламент проверки контрагентов
Проверка контрагента — не формальность, а способ защитить компанию от доначислений. Когда налоговый орган оспаривает вычет по сделке, он проверяет, проявила ли компания должную осмотрительность при выборе поставщика. Устный «мы их знаем» не работает — нужен документ, фиксирующий процедуру и её результат по каждому контрагенту.
Регламент решает три задачи: устанавливает единый порядок проверки для всех сотрудников, задаёт критерии в зависимости от суммы сделки и создаёт документальный след, который предъявляется при налоговой проверке.
Из чего состоит документ
Полноценный регламент — это не одна бумага, а пакет:
- Положение о проверке контрагентов — основной документ: цели, уровни проверки, критерии, ответственные, порядок хранения.
- Приказ о введении в действие — вводит Положение, назначает ответственных, обязывает ознакомить сотрудников.
- Карточка проверки — заполняется по каждому контрагенту, фиксирует результат.
- Чек-лист документов — что запрашивается у контрагента перед сделкой.
Кто утверждает и как вводится в действие
Положение утверждается приказом руководителя организации. С момента подписания приказа оно становится обязательным для всех сотрудников, участвующих в заключении договоров. Важно не просто издать документ, а ознакомить с ним под подпись и реально исполнять — формальный регламент, который лежит в папке, налоговую не убедит.
Критерии проверки: уровни по сумме сделки
Разумный регламент не требует одинаковой глубины проверки для сделки на 50 тысяч и на 50 миллионов. Обычно вводят три уровня:
- Базовый (мелкие сделки) — выписка из реестра, проверка статуса.
- Стандартный (средние) — плюс финансовое состояние и судебная история.
- Расширенный (крупные) — плюс проверка полномочий подписанта, деловой репутации, при необходимости выезд.
Пороговые суммы каждая компания устанавливает сама, исходя из масштаба деятельности.
Форма акта или карточки проверки
По каждому контрагенту фиксируется: наименование и реквизиты, статус в реестре, полномочия подписанта, соответствие вида деятельности предмету договора, наличие судебных споров, выявленные риски и итоговый вывод — допустима ли сделка. Заполненная карточка хранится и предъявляется по запросу налогового органа.
Как регламент работает при налоговой проверке
Когда инспекция ставит под сомнение реальность сделки, наличие регламента и заполненных карточек проверки показывает: компания действовала осмотрительно, проверяла контрагента по установленной процедуре. Это смещает разговор с «вы не проверяли» на «вы проверяли, вот документы» — и часто снимает претензию ещё на стадии возражений.
Типичные ошибки
- Формальный документ. Регламент есть, но карточки не заполняются — налоговая это видит и не засчитывает.
- Одинаковая проверка для всех. Либо избыточная нагрузка на мелкие сделки, либо поверхностная проверка крупных.
- Нет ответственного. Если проверку никто не ведёт по факту, документ не работает.
- Не проверяют иностранных контрагентов. По зарубежным компаниям нужна выписка из торгового реестра страны регистрации — это отдельная процедура.
Скачать шаблон регламента
Пакет из четырёх документов Word: Положение, приказ, карточка проверки, чек-лист. Оставьте контакт — вышлем на почту в течение нескольких минут.
[Здесь размещается форма Битрикс24: имя, email, компания. Вставляется через режим «Источник» скриптом loader_74.]
Частые вопросы
Обязателен ли регламент проверки контрагентов по закону?
Прямой обязанности иметь такой документ нет. Но при налоговой проверке именно он подтверждает должную осмотрительность — без него доказывать реальность сделки сложнее.
Кто должен проверять контрагентов в компании?
Обычно юридический отдел или служба безопасности. В небольших компаниях — бухгалтер или сам руководитель. Главное, чтобы ответственный был назначен приказом.
Как часто перепроверять контрагентов?
Перед первой сделкой — обязательно. По длящимся отношениям — периодически, порядок устанавливается в самом регламенте (например, раз в год или при крупной сделке).
Чем проверка иностранного контрагента отличается от российского?
По зарубежным компаниям нужна выписка из торгового реестра страны регистрации, часто с переводом и легализацией. Это отдельная процедура — проверка иностранного контрагента.
Можно ли использовать ваш шаблон как есть?
Шаблон — основа, которую нужно адаптировать под вашу компанию: заполнить наименование, пороговые суммы, назначить ответственных. Разделы в квадратных скобках заполняются вашими данными.
Автор материала: Арсен Саркисян, юрист-аналитик.
