6-НДФЛ 2026: отчётность работодателя

Что такое 6-НДФЛ и кто обязан его сдавать

Форма 6-НДФЛ — это расчёт сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом. Обязанность её представлять установлена пунктом 2 статьи 230 НК РФ.

Сдавать 6-НДФЛ обязаны все налоговые агенты по НДФЛ:

• организации (российские и иностранные, имеющие подразделения в РФ);
• индивидуальные предприниматели, нотариусы, адвокаты и иные лица, занимающиеся частной практикой, — если они выплачивают доходы физическим лицам.

Если в течение отчётного периода никаких выплат физическим лицам не производилось и обязанности налогового агента не возникало, нулевой расчёт представлять не нужно. Вместо него можно подать письмо в ИФНС с пояснением об отсутствии выплат. Это прямо следует из позиции ФНС, изложенной в письме ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928.

Обособленные подразделения организации сдают 6-НДФЛ самостоятельно — по месту своего учёта, в отношении доходов, выплаченных работникам этого подразделения (пункт 2 статьи 230 НК РФ). Исключение: организации, имеющие право на централизованную сдачу отчётности, — они вправе выбрать одну ИФНС для всех подразделений, находящихся на территории одного муниципального образования.

Актуальная форма 6-НДФЛ в 2026 году

Действующая форма 6-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. С 2026 года применяется редакция, учитывающая изменения в налогообложении физических лиц, вступившие в силу с 1 января 2025 года, — в первую очередь введение прогрессивной шкалы НДФЛ (Федеральный закон от 12.07.2024 № 176-ФЗ).

Форма состоит из:

• Титульного листа — реквизиты налогового агента, период, код ИФНС;
• Раздела 1 — суммы НДФЛ, подлежащие перечислению в бюджет, с разбивкой по срокам уплаты (по каждому сроку — отдельная строка);
• Раздела 2 — обобщённые показатели: начисленный доход, исчисленный и удержанный налог нарастающим итогом с начала года, с разбивкой по ставкам.

Ключевое: с 2025 года в России действует пятиступенчатая прогрессивная шкала НДФЛ. Это означает, что Раздел 2 формы 6-НДФЛ заполняется отдельно по каждой применяемой ставке: 13%, 15%, 18%, 20%, 22%. Каждая ставка — отдельный блок строк 100–170.

Прогрессивная шкала НДФЛ 2025–2026: как это влияет на 6-НДФЛ

С 1 января 2025 года ставки НДФЛ для налоговых резидентов РФ по основной налоговой базе (зарплата, премии, вознаграждения по ГПД) установлены следующим образом:

Совокупный доход за год	Ставка НДФЛ
До 2 400 000 руб.	13%
От 2 400 001 до 5 000 000 руб.	15%
От 5 000 001 до 20 000 000 руб.	18%
От 20 000 001 до 50 000 000 руб.	20%
Свыше 50 000 000 руб.	22%

Налог исчисляется нарастающим итогом с начала года. Это означает: как только совокупный доход работника с января превысил очередной порог, к сумме превышения применяется следующая ставка.

Практическое следствие для 6-НДФЛ: работодатель обязан отслеживать совокупный доход каждого работника нарастающим итогом и корректно распределять суммы исчисленного налога по ставкам. В расчёте 6-НДФЛ каждая ставка отражается в отдельном блоке Раздела 2. Если у работника в течение года применялись три ставки — три блока.

Важно: налоговый агент исчисляет НДФЛ только по доходам, выплаченным им самим. Если работник имеет несколько источников дохода, налоговый орган самостоятельно рассчитает итоговую сумму налога по совокупной базе и направит уведомление. Но это не снимает с работодателя обязанность корректно вести учёт и отражать данные в 6-НДФЛ.

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году

Расчёт 6-НДФЛ представляется ежеквартально. Срок — последнее число месяца, следующего за истёкшим кварталом. Для годового расчёта — 25 февраля следующего года (пункт 2 статьи 230 НК РФ в редакции, действующей с 2023 года).

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году:

Период	Срок представления
I квартал 2026 (январь–март)	30 апреля 2026
Полугодие 2026 (январь–июнь)	31 июля 2026
9 месяцев 2026 (январь–сентябрь)	31 октября 2026
2026 год (годовой расчёт)	25 февраля 2027

Если последний день срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, срок переносится на ближайший следующий рабочий день (пункт 7 статьи 6.1 НК РФ).

Способ представления: организации и ИП с численностью работников 10 и более человек обязаны сдавать 6-НДФЛ исключительно в электронной форме по ТКС. При численности менее 10 человек допускается бумажный вариант (пункт 2 статьи 230 НК РФ).

Сроки уплаты НДФЛ и их отражение в Разделе 1

С 2023 года действует новый порядок уплаты НДФЛ, привязанный к единому налоговому счёту (ЕНС). НДФЛ уплачивается в составе единого налогового платежа (ЕНП).

Сроки уплаты НДФЛ в 2026 году:

• НДФЛ, удержанный с 1 по 22 января — уплачивается не позднее 28 января;
• НДФЛ, удержанный с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего — уплачивается не позднее 28 числа текущего месяца;
• НДФЛ, удержанный с 23 по 31 декабря — уплачивается не позднее последнего рабочего дня декабря.

Раздел 1 формы 6-НДФЛ отражает суммы НДФЛ, подлежащие перечислению в течение последних трёх месяцев отчётного периода. По каждому сроку уплаты — отдельная строка 021 с указанием суммы (строка 022). Возвращённый налог отражается в строках 030–032.

Из практики: в начале 2024 года к нам обратилась производственная компания из Уральского федерального округа, у которой по итогам камеральной проверки 6-НДФЛ за 2023 год налоговый орган доначислил пени на сумму около 480 000 рублей — за якобы несвоевременное перечисление НДФЛ. Проблема оказалась в следующем: бухгалтерия ошибочно разнесла суммы удержанного налога по срокам уплаты в Разделе 1, перепутав периоды удержания. В результате ИФНС зафиксировала расхождение между данными расчёта и фактическими поступлениями на ЕНС. Мы подготовили уточнённый расчёт 6-НДФЛ с корректной разбивкой по срокам, а также письменные пояснения с приложением платёжных документов. По итогам рассмотрения материалов проверки доначисление пеней было отменено в полном объёме.

Раздел 2: как правильно заполнить обобщённые показатели

Раздел 2 заполняется нарастающим итогом с начала налогового периода (года). Данные группируются по ставкам НДФЛ — отдельный блок на каждую применяемую ставку.

Ключевые строки Раздела 2:

• Строка 100 — ставка налога (13, 15, 18, 20 или 22);
• Строка 105 — КБК;
• Строка 110 — сумма дохода, начисленного физическим лицам нарастающим итогом;
• Строка 111 — в том числе дивиденды;
• Строка 120 — количество физических лиц, получивших доход;
• Строка 130 — сумма вычетов нарастающим итогом;
• Строка 140 — сумма исчисленного налога нарастающим итогом;
• Строка 141 — в том числе с дивидендов;
• Строка 150 — сумма фиксированных авансовых платежей (для иностранцев на патенте);
• Строка 155 — налог на прибыль, подлежащий зачёту (при выплате дивидендов от российских организаций);
• Строка 160 — сумма удержанного налога нарастающим итогом;
• Строка 170 — сумма налога, не удержанная налоговым агентом;
• Строка 180 — сумма излишне удержанного налога;
• Строка 190 — сумма возвращённого налога.

Принципиальный момент: строки 110 и 140 отражают начисленный доход и исчисленный налог. Строка 160 — удержанный налог. Разница между строками 140 и 160 — это налог, исчисленный, но ещё не удержанный (например, по доходам в натуральной форме или материальной выгоде). Эта разница попадает в строку 170.

Дата фактического получения дохода: правила 2026 года

Момент, когда доход считается фактически полученным, определяет, в каком периоде он отражается в 6-НДФЛ.

Основные правила (статья 223 НК РФ):

• Заработная плата — дата фактической выплаты (с 2023 года отменено правило о признании дохода в последний день месяца). Это означает: аванс, выплаченный 20 января, — доход января; окончательный расчёт, выплаченный 5 февраля, — доход февраля.
• Отпускные и больничные — дата фактической выплаты;
• Доход в натуральной форме — дата передачи товаров, работ, услуг;
• Материальная выгода от экономии на процентах — последний день каждого месяца в течение срока, на который предоставлен заём;
• Командировочные сверх норм — последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт;
• Дивиденды — дата фактической выплаты.

Важно для 2026 года: с 2025 года материальная выгода от экономии на процентах по займам от работодателя снова облагается НДФЛ (льгота, действовавшая в 2022–2024 годах, не была продлена). Это означает: если компания выдала работнику беспроцентный заём или заём по ставке ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ, ежемесячно необходимо исчислять НДФЛ с материальной выгоды по ставке 35% (для резидентов) и отражать её в 6-НДФЛ.

Справки о доходах (бывшая 2-НДФЛ) в составе годового 6-НДФЛ

С 2021 года справки о доходах и суммах налога физического лица (ранее — форма 2-НДФЛ) включены в состав годового расчёта 6-НДФЛ в качестве Приложения № 1. Отдельно они не представляются.

Приложение № 1 заполняется только в составе годового расчёта (за налоговый период). В квартальных расчётах оно не заполняется.

В Приложении № 1 отражаются:

• все доходы физического лица с разбивкой по кодам дохода и месяцам;
• применённые вычеты с кодами;
• суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога;
• суммы налога, не удержанного налоговым агентом (если есть).

Если налог не был удержан (например, по доходам в натуральной форме), налоговый агент обязан сообщить об этом в ИФНС и самому налогоплательщику — не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом (пункт 5 статьи 226 НК РФ). Это делается путём представления годового 6-НДФЛ с заполненным Приложением № 1, где в строке «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» проставляется соответствующая сумма.

Из практики: осенью 2025 года мы сопровождали IT-компанию из Северо-Западного федерального округа в споре с ИФНС по итогам камеральной проверки годового 6-НДФЛ за 2024 год. Налоговый орган установил расхождение между суммами дохода, отражёнными в Приложении № 1 по нескольким сотрудникам, и данными расчётных ведомостей, истребованных в ходе проверки. Расхождение составило около 2,1 млн рублей и было квалифицировано как занижение налоговой базы. В ходе анализа выяснилось, что речь шла о компенсационных выплатах за использование личного оборудования (ноутбуки, телефоны) в пределах норм, установленных локальным нормативным актом компании. Такие выплаты не облагаются НДФЛ на основании абзаца одиннадцатого пункта 1 статьи 217 НК РФ. Мы подготовили письменные возражения с приложением локального акта, приказов и расчётов. ИФНС согласилась с доводами и отказалась от доначислений.

Типичные ошибки при заполнении 6-НДФЛ

На практике налоговые агенты допускают ряд устойчивых ошибок, которые влекут камеральные проверки, требования пояснений и штрафы.

1. Неверное определение даты получения дохода

После отмены с 2023 года правила о признании зарплаты доходом в последний день месяца многие бухгалтеры по инерции продолжают применять старый порядок. Это приводит к неверному распределению доходов и налога по периодам.

2. Ошибки в разбивке по ставкам

С введением прогрессивной шкалы необходимо вести отдельный учёт по каждой ставке. Смешение ставок в одном блоке — грубая ошибка, которая искажает данные расчёта.

3. Несоответствие Раздела 1 и Раздела 2

Суммы удержанного налога в Разделе 1 (по срокам уплаты) должны в совокупности соответствовать строке 160 Раздела 2. Расхождение — сигнал для ИФНС.

4. Неотражение доходов в натуральной форме и материальной выгоды

Эти доходы облагаются НДФЛ и должны отражаться в 6-НДФЛ, даже если налог не был удержан (в строке 170).

5. Ошибки в КБК

С 2025 года для НДФЛ по прогрессивной шкале применяются отдельные КБК для части налога, зачисляемой в федеральный бюджет (свыше 650 000 рублей в год). Неверный КБК — основание для начисления пеней.

6. Неверное отражение вычетов

Стандартные, социальные, имущественные вычеты уменьшают налоговую базу. Их необходимо корректно отражать в строке 130 Раздела 2 и в Приложении № 1 (в годовом расчёте).

Ответственность за нарушения при сдаче 6-НДФЛ

Непредставление расчёта в срок — штраф 1 000 рублей за каждый полный и неполный месяц просрочки (пункт 1.2 статьи 126 НК РФ). Дополнительно: при просрочке более 20 рабочих дней ИФНС вправе приостановить операции по счетам налогового агента (пункт 3.2 статьи 76 НК РФ).

Представление расчёта с недостоверными сведениями — штраф 500 рублей за каждый документ, содержащий ошибку (статья 126.1 НК РФ). Штраф не применяется, если налоговый агент самостоятельно выявил ошибку и представил уточнённый расчёт до того, как ИФНС обнаружила нарушение.

Несвоевременное перечисление НДФЛ — пени за каждый день просрочки. Ставка пеней для организаций: за первые 30 дней — 1/300 ключевой ставки ЦБ РФ, начиная с 31-го дня — 1/150 ключевой ставки (статья 75 НК РФ). Дополнительно — штраф 20% от суммы неперечисленного налога (статья 123 НК РФ). Штраф не применяется, если налог был перечислен до составления акта проверки и у налогового агента не было недоимки на дату выплаты дохода (позиция ВС РФ, Определение от 19.02.2021 № 307-ЭС20-23981).

Несообщение о невозможности удержать налог — штраф 200 рублей за каждый непредставленный документ (пункт 1 статьи 126 НК РФ).

Уточнённый расчёт 6-НДФЛ: когда и как подавать

Уточнённый расчёт подаётся при обнаружении ошибок в ранее представленном расчёте, которые привели к занижению или завышению суммы налога, либо к иным искажениям данных.

Порядок подачи:

• Уточнённый расчёт представляется по той же форме, что и первичный, с указанием номера корректировки (001, 002 и т.д.) на титульном листе.
• В уточнённом расчёте заполняются все разделы заново — не только те, в которых были ошибки.
• Если ошибка допущена в Приложении № 1 (справки о доходах), уточнённый годовой расчёт представляется с новыми справками на тех физических лиц, по которым были ошибки.

Важно: если налоговый агент самостоятельно подаёт уточнённый расчёт до того, как ИФНС выявила ошибку, штраф по статье 126.1 НК РФ не применяется. Это прямо предусмотрено пунктом 2 статьи 126.1 НК РФ. Поэтому при обнаружении ошибки — действуйте немедленно, не дожидаясь требования из инспекции.

Особые ситуации: что отражать в 6-НДФЛ

Выплаты при увольнении. Выходное пособие в пределах трёх средних заработков (шести — для районов Крайнего Севера) не облагается НДФЛ (пункт 1 статьи 217 НК РФ). Сумма превышения — облагается и отражается в 6-НДФЛ.

Больничные. Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ в полном объёме. Дата получения дохода — дата фактической выплаты. Срок уплаты НДФЛ — в общем порядке (не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты, если выплата произошла с 23-го по 22-е).

Дивиденды. Отражаются в строках 111 и 141 Раздела 2. Ставка для резидентов — 13% (до 2 400 000 руб. в год) и 15% (свыше). Для нерезидентов — 15% (если иное не предусмотрено международным договором). При выплате дивидендов из прибыли, с которой уже уплачен налог на прибыль, возможен зачёт (строка 155).

Иностранные работники на патенте. Фиксированные авансовые платежи по патенту уменьшают НДФЛ, исчисленный с доходов иностранца. Сумма зачтённых авансов отражается в строке 150 Раздела 2.

Дистанционные работники за рубежом. С 2024 года доходы дистанционных работников, выполняющих работу за пределами РФ, признаются доходами от источников в РФ, если выплачиваются российскими организациями. Работодатель является налоговым агентом и обязан удерживать НДФЛ. Ставка для нерезидентов — 30% (если иное не установлено НК РФ). Эти доходы отражаются в 6-НДФЛ.

Контрольные соотношения для проверки расчёта

ФНС установила контрольные соотношения для проверки корректности 6-НДФЛ (письмо ФНС России от 18.02.2022 № БС-4-11/1981@ с последующими обновлениями). Перед отправкой расчёта рекомендуется проверить:

1. Сумма строк 022 Раздела 1 за все периоды квартала = сумма строк 160 Раздела 2 за соответствующий период (с учётом нарастающего итога).
2. Строка 140 ≥ строка 150 (исчисленный налог не может быть меньше зачтённых авансов).
3. Строка 110 ≥ строка 130 (доход не может быть меньше вычетов).
4. Строка 160 ≤ строка 140 (удержанный налог не может превышать исчисленный).
5. В годовом расчёте: сумма доходов по всем Приложениям № 1 = строка 110 Раздела 2 (по соответствующей ставке).

Нарушение контрольных соотношений — автоматическое основание для направления требования о представлении пояснений в рамках камеральной проверки (статья 88 НК РФ).

Практические рекомендации работодателю

1. Настройте аналитику в учётной системе по ставкам НДФЛ. С прогрессивной шкалой ведение сводного учёта без разбивки по ставкам приведёт к ошибкам в расчёте. Каждый доход должен быть привязан к ставке, применённой при его выплате.

2. Контролируйте пороговые значения. При приближении совокупного дохода работника к 2 400 000 рублей (или следующим порогам) заблаговременно перестройте расчёт налога. Не допускайте ситуации, когда переход на следующую ставку обнаруживается задним числом.

3. Сверяйте данные 6-НДФЛ с РСВ. Налоговые органы автоматически сопоставляют данные расчёта 6-НДФЛ и расчёта по страховым взносам. Значительные расхождения в базах (без объективных причин) — повод для углублённой камеральной проверки.

4. Храните документы, подтверждающие вычеты. Заявления работников на вычеты, уведомления из ИФНС об имущественных и социальных вычетах, документы-основания — всё это должно быть в наличии на случай проверки.

5. Не откладывайте уточнения. Если ошибка обнаружена — подавайте уточнённый расчёт немедленно. Самостоятельное исправление до выявления ИФНС освобождает от штрафа по статье 126.1 НК РФ.

6. Проверяйте КБК перед каждой уплатой. КБК для НДФЛ с 2025 года изменились в части распределения между бюджетами. Неверный КБК — это невыясненный платёж и потенциальные пени.

Подробнее об авторе

Дата публикации: 12.05.2026