Электронный документ

Электронный документ: варианты, риски, доказательства, защита.

Цифровизация является абсолютным трендом современности. В том числе, большое распространение получил электронный документооборот, ведь он удобен и экономичен, чем выгодно отличается от бумажного.

Однако на практике возникает целый ряд вопросов по использованию электронных документов: от правовых до чисто технических. Законодательство меняется не так оперативно, как технологии, в суде все еще интуитивно отдают предпочтение бумажным доказательствам. С другой стороны, использование компьютера и Интернета ассоциируется с угрозами кибербезопасности. Риски при использовании электронных документов действительно есть, но их можно минимизировать и практически свести к нулю. Судебная практика меняется, технологии тоже эволюционируют. Преимущества от использования электронного документооборота существенно превышают все возможные нюансы, важно правильно построить работу с ним.

Понятие и виды

Действующее законодательство определяет электронные документы (ЭД) через способ получения и восприятия – посредством компьютера. То есть, это любая информация, специальным образом документированная, и представленная в электронной форме. Нередко электронный документ заверяется электронной подписью, на что обращает внимание АПК, например. Электронный документ существует в собственном ареале – системе электронного документооборота (ЭДО), специальном программном оборудовании, устанавливаемом на компьютер, или в облачном сервисе.

Из законодательной характеристики можно сделать вывод о видах электронных документов:

· электронная переписка, сообщения в мессенджере и т.д. в контексте общего оформления, смайлов, других символов;

· электронные документы, заверенные электронной подписью: передаваемые через специальные программы, разного рода отчетность.

Электронный документ, как и бумажный, приобретает большую юридическую силу, если он заверен подписью, самой надежной считается усиленная квалифицированная. Его можно распечатать, но такой формат не будет нести всей информации, заложенной изначально, или исказит ее, в той или иной степени. Сложная криптографическая защита, например, превратится в буквы и цифры. Электронная переписка утратит оформление и структуру, что может повлиять на содержание и подтекст. То есть, электронный документ и его распечатанная версия ни одно и то же.

Есть и другие классификации, например, по области применения. Гражданский кодекс допускает оформление сделок при помощи ЭДО, но только при использовании подписи. В электронной форме составляются не только контракты. Сейчас ее активно используют в отчетности, например, в налоговой, а также для создания первички. Статья 169 НК РФ допускает применение электронного документооборота при формировании счетов-фактур, если документ заверен усиленной квалифицированной подписью. Существуют образы или сканы электронных документов, они не считаются оригиналами и не подойдут для госорганов, которым требуется определенный формат для отчетности (он обычно утверждается отдельным подзаконным актом).

Также электронные документы бывают структурированными (формализованными), формат которых определяет госорган (аналог бумажного бланка), и неструктурированными, о содержании которых договариваются участники правоотношений.

Наибольшую юридическую силу имеют электронные документы, заверенные электронной подписью, но не все подписи равнозначны. Электронные подписи бывают простыми (это обычные пароли) и усиленными с ключами и криптографией, которые подразделяются на неквалифицированные и квалифицированные.

Статья 6 ФЗ-63 приравнивает электронный документ, подписанный квалифицированной подписью, к бумажному, подписанному собственноручно, простая и неквалифицированная подписи равнозначны автографу в установленных законом или договором случаях. Документ, подписанный усиленной электронной подписью, равноценен бумажному документу с подписью и печатью. То есть, усиленная неквалифицированная подпись может заменить печать, а может считаться только автографом, все зависит от профильного закона, договора или обычаев делового оборота.

Таким образом, электронные документы включены в российское правовое поле, являются его участниками, но пока не совсем полноценными, определенное предубеждение присутствует, и оно не совсем необоснованно. Ключевым элементом, подтверждающим юридическую силу факт направления надлежащим лицом, является электронная подпись, но и она не является стопроцентной гарантией.

Риски использования электронных документов

Подписанный электронный документ подделать намного сложнее, чем бумажный, если используется усиленная подпись. В ней зашифрованы реквизиты подписанта, дата и время ее проставления. При внесении изменений неуполномоченным лицом документ сразу становится недействительным (подпись владельца проставлялась на предыдущей версии), о чем уведомляются пользователи системы электронного документооборота.

Однако так как подпись используется удаленно и на компьютере, существуют определенные внешние и внутренние риски получения доступа к ней неуполномоченного лица. В результате существуют угрозы повреждения документов, их уничтожения или искажения, утраты, потери конфиденциальности, возникновения проблем при использовании: открытии, передаче.

Внешние угрозы могут быть естественными: катастрофа, пожар, иные чрезвычайные ситуации. Искусственными являются сетевые атаки, вирусы, взломы.

Внутренние угрозы создаются сотрудниками и включают преднамеренную или непреднамеренную передачу подписи третьим лицам. Преднамеренная передача совершается осознанно, непреднамеренная по незнанию, в силу недостатка квалификации.

На самом деле случаи внутренней кражи электронной подписи встречаются нечасто, сертификаты усиленной ЭП располагаются на компьютере или на внешнем носителе, надежно защищены паролем, похитить их сложнее, чем обычные печати. Что не исключает попустительство со стороны владельца подписи, конечно, приводящее к краже или получению электронной подписи третьими лицами из близкого круга.

Все-таки самую большую угрозу представляют сетевые атаки и вирусы, поэтому важно выбрать защищенную системы электронного документооборота, принять меры по обеспечению кибербезопаности.

Также следует обратить внимание, что электронный документооборот никак не урегулирован законодательством, не существует правил передачи электронных документов внутри компании и сторонним участникам, не разработаны принципы архивирования. Техника защиты пользователей ЭДО не прописана, не установлены критерии определения достоверности получаемых данных.

Защита электронного документооборота

С технической точки зрения важно, как уже говорилось, выбрать надежную систему. Кроме того, необходимо использовать безопасное оборудование, периодически осуществлять резервное копирование данных, поставить лицензионное антивирусное и защитное программного оборудование, специальное ПО для распознания ответственных.

Как минимизировать риски с правовой точки зрения, общие принципы и конкретные рекомендации:

· организовать учет, хранение, эксплуатацию электронных документов. В обязательном порядке осуществлять учет доступа сотрудников к ключам и сертификатам, иной важной информации по ЭДО. Стоит разработать внутреннее положение по ЭДО с конкретными инструкциями, запретом на использование чужих ЭП;

· указать в уставе или положении круг лиц, которые имеют право владеть сертификатом. Конкретным работникам предоставлять полномочия на основании приказов. При оформлении подписи первым владельцем становится руководитель, который потом передает соответствующие права другому сотруднику. Необходимо оформлять передачу только документально, причем при увольнении, переводе тоже (от сотрудника руководителю). Эти правила помогут структурировать работу с ЭП, определить ответственных в конкретный промежуток времени, доказать неправомерность использования;

· заключить с контрагентами соглашение о взаимодействии при помощи ЭДО. За основу можно взять ведомственные постановления. В соглашении стоит определить все типы документации, используемые при взаимодействии, с приложением изображений, ответственных лиц, предусмотреть все возможные спорные ситуации и способы их решения.

Высокий уровень защиты достигается при использовании технических и правовых способов совместно.

Электронный документ как доказательство в суде

В соответствии с ГПК и АПК предоставлять в суд электронные документы допускается в качестве письменных доказательств, если они имеют отношение к делу и подтверждают (опровергают) важные для него обстоятельства.

Из законодательства и практики можно выделить две основных проблемы использования электронных документов в суде:

· способ предоставления;

· подтверждение достоверности.

При этом на достоверность проверяют и бумажные документы, но процедура иная. Общая часть проверки заключается в определении наличия всех необходимых реквизитов, позволяющих идентифицировать стороны, наличия подписей, соблюдения процедуры государственной регистрации (если это необходимо).

При установлении правдивости отраженной в ЭД информации используется стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. В соответствии с п. п. 5.2.2.2 документ является достоверным, если он:

· не имеет признаков подделки;

· полностью и точно отражает факты, зафиксированные в нем;

· может быть использован в качестве источника информации при дальнейшей деятельности;

· оформлен в момент или сразу после события;

· оформлен лицом, достоверно знающим фиксируемые факты.

Нетрудно заметить, что эти критерии довольно сложные и для их установления требуется отдельное расследование. На практике они трансформируются в более простые и понятные:

· читабельность;

· наличие всех необходимых реквизитов;

· сохранность в первоначальном виде, соответствие принципу целостности и полноты;

· соответствие другим доказательствам по делу.

Последний критерий не означает, что электронный документ является каким-то зависимым или несамостоятельным доказательством, хотя на практике иногда такой подход транслируется, но уже редко. Судебное решение вообще редко основано на одном виде доказательств и даже экспертиза не является определяющим фактором.

Хотя в ФЗ-63 сформулировано жесткое правило о соотносимости видов электронных подписей с автографами и подписями, суд может признать обмен электронными документами без усиленной подписи надлежащей формой заключения сделки. Это допускается, если стороны не возражают, либо другие доказательства свидетельствуют о реальности взаимоотношений.

Проблема на практике возникает с предоставлением электронных документов и подтверждением их подлинности, так как, как уже говорилось, распечатка не равна электронному документу.

Способы предоставления электронных документов в суд и способы их удостоверения:

· в виде распечаток и ЭД, заверенных нотариусом. То есть, предоставляется нотариальный протокол или заверенная распечатка. Законодательство о нотариате позволяет нотариусам проводить такие операции. Корректность данных при этом не проверяется, отдельно формируется ЭП в отсоединенном формате и переносится на физический носитель. Ценность такого документа заметно повышается, хотя и не все суды требуют нотариального удостоверения;

· в виде распечаток ЭД с экспертизой электронной подписи. Экспертиза производится в удостоверяющем центре, где выдавалась ЭП;

· в распечатанном виде, заверенном подписями и печатями сторон;

· в электронном виде через систему «Мой арбитр». Формат и размер файлов установлены приказами Судебного департамента Верховного Суда РФ №251 и 252.

Участник спора может попросить суд принять обеспечительные меры в отношении доказательств, для этого подается отдельное ходатайство перед началом процесса или в ходе него. Для обеспечения электронных доказательств нередко требуется участие эксперта. Дополнительно для подтверждения достоверности и подлинности ЭД можно предоставить подтверждение действительности ключа провайдером.

Виды электронных доказательств и проблемы с их восприятием в суде

Помимо электронных документов, заверенных ЭП, существуют следующие разновидности электронных доказательств:

· данные с официальных сайтов в Интернете, например, из справочных систем. Они принимаются в виде распечаток, если можно установить источник, и информация относится к делу;

· электронные сообщения и переписка. Отношение у судов к таким доказательствам разное, но если можно установить достоверно участников, обычно они принимаются;

· СМС-сообщения и сообщения в мессенджерах. Прецеденты их принятия судами имеются, тем более, что у таких доказательств есть потенциал, а по природе они близки к электронным сообщениям;

· аудио, видеозаписи, фотоизображения все чаще рассматриваются судами, это специфический вид доказательств, где важно доказать участвующих лиц и способ получения.

Основной способ придания достоверности и обеспечения допустимости электронных документов: внесение соответствующего пункта, грамотно сформулированного, в договор. Если указать, что электронная переписка является надлежащим доказательством, равносильным бумажному документу, суд с высокой долей вероятности примет ссылку на нее.

Хотя судебная практика в подходе к электронным документам неоднородна, ЭД с усиленной подписью, легализованный договором, при совершении владельцем всех необходимых действий по правильному предоставлению в суд является надежным доказательством, равнозначным бумажному документу.

Подписывайтесь на наш телеграм-канал .

Давид Гликштейн, менеджер. Пишу статьи, ищу интересную информацию и предлагаю способы ее практического использования. Верю, что благодаря качественной юридической аналитике клиенты приходят к юридической фирме, а не наоборот.

В случае, если Ваш судебный спор или иной спор, договорная работа или любая другая форма деятельности касается вопросов, рассмотренных в данном или ином нашем материале, рекомендуем проверить и убедиться, что Ваша правовая позиция соответствует последним изменениям практики и законодательству.

Мы будем рады оказать Вам юридическую помощь по поводу минимизации юридических рисков и имеющимся возможностям. Мы постараемся найти решение, подходящее именно для Вас.

Звоните по телефону +7 (383) 310-38-76 или пишите на адрес info@vitvet.com.

Наша юридическая компания оказывает различные юридические услуги в разных городах России (в т.ч. Новосибирск, Томск, Омск, Барнаул, Красноярск, Кемерово, Новокузнецк, Иркутск, Чита, Владивосток, Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Нижний Новгород, Казань, Самара, Челябинск, Ростов-на-Дону, Уфа, Волгоград, Пермь, Воронеж, Саратов, Краснодар, Тольятти, Сочи).

Предлагаем своим клиентам наши юридические услуги по следующим направлениям:

а) защита и охрана интеллектуальной собственности (от регистрации товарного знака до споров по любым результатам интеллектуальной деятельности, в т.ч. сами товарные знаки, программы для эвм);

б) корпоративные вопросы и споры (от организации и проведения ГОСУ, ВОСУ до оспаривания сделок, взыскания убытков с директора, признания решений органов управления недействительными);

в) ведение судебных споров (споры в судах общей юрисдикции, арбитражных судах, третейских судах);

г) налоговые вопросы (от аудита бизнес-процессов на предмет налоговых рисков, сопровождения налоговых проверок до оспаривания результатов проверок, иных актов налоговых органов);

д) коммерческая практика (правовое сопровождение бизнеса по различным вопросам);

е) юридическая помощь по уголовным делам (как правило, связанным с предпринимательской деятельностью);

ж) защита активов компаний и собственников бизнеса.

Рекомендуем почитать наш блог, посвященный юридическим и судебным кейсам (арбитражной практике), и ознакомиться с материалам в Разделе "Статьи".