Как оформить УПД (ТОРГ-12)

УПД

Как оформить УПД (ТОРГ-12) при наличии маркировки, если товар был ввезён агентом?

Одна из самых запутанных практических проблем, с которой сталкиваются импортёры, - это передача товара с маркировкой от агента к принципалу (конечному покупателю). На первый взгляд задача простая: товар пришёл, оформи бумаги, передай товар покупателю. На практике в этом процессе кроется множество подводных камней. Если оформить документы неправильно, коды маркировки могут быть заблокированы, товар не будет признан в системе "Честный знак", продажи остановятся. За последний год таких проблем стало значительно больше, так как система "Честный знак" ужесточила требования к передаче товара и кодов маркировки.

Давайте разберёмся, как правильно оформить УПД (универсальный передаточный документ) при передаче маркированного товара от агента к принципалу, чтобы не потерять коды маркировки и не столкнуться с блокировкой товара.

Что такое УПД и почему он критичен для маркированного товара

УПД - это универсальный передаточный документ, который совмещает в себе функции счёта-фактуры, акта передачи товара и товарной накладной. С 1 апреля 2025 года УПД нового формата стал обязательным при передаче маркированных товаров через систему электронного документооборота (ЭДО).

С 1 сентября 2025 года требование ещё ужесточилось - все передачи маркированных товаров должны оформляться через ЭДО (электронный документооборот) с обязательной подписью УПД электронной подписью. Без УПД в ЭДО система "Честный знак" не признаёт смену собственника товара.

Это означает, что если вы агент, который импортировал товар и теперь передаёт его принципалу, вы обязаны оформить УПД через ЭДО. Если вы этого не сделаете, произойдёт одна из двух вещей: либо система заблокирует коды маркировки, считая товар "зависшим" между агентом и принципалом, либо система не признает смену собственника и продолжит считать товар собственностью агента.

Для маркированного товара УПД отличается от обычного УПД тем, что он обязательно содержит коды маркировки каждой единицы товара (или групп товара, если используется объёмно-сортовой учёт). Без указания кодов маркировки в УПД система "Честный знак" не поймёт, какие именно коды переходят к новому владельцу.

Различие между ТОРГ-12 и УПД при маркировке

Много предпринимателей путают ТОРГ-12 (бумажную товарную накладную) и УПД. Это разные документы, хотя УПД может выполнять функции и счёта-фактуры, и ТОРГ-12 одновременно.

ТОРГ-12 - это традиционная бумажная товарная накладная, которая используется внутри России. ТОРГ-12 содержит информацию о товаре, его количестве, стоимости, но не содержит информации о НДС (и счёт-фактуре).

УПД - это электронный документ, который совмещает функции счёта-фактуры (с НДС), акта передачи товара и товарной накладной. УПД подписывается электронной подписью и передаётся через ЭДО.

Для маркированного товара обязателен именно УПД, а не ТОРГ-12. Хотя бумажный ТОРГ-12 можно использовать как дополнительный документ для внутреннего учёта (например, на складе), для целей системы "Честный знак" требуется электронный УПД в ЭДО.

На практике импортёры часто используют ТОРГ-12 при передаче товара от агента к принципалу, полагая, что этого достаточно. Затем при попытке продать товар дальше система маркировки отказывает, так как смена собственника не была зафиксирована в системе "Честный знак".

Как правильно заполнить УПД при передаче маркированного товара

При передаче маркированного товара от агента к принципалу УПД должен содержать следующие ключевые элементы.

Во-первых, правильно указанные стороны - отправитель (агент) и получатель (принципал). В поле "Отправитель" указывается агент (его ИНН, наименование). В поле "Получатель" указывается принципал (его ИНН, наименование). Это критично, так как система "Честный знак" будет искать смену собственника на основе этих данных.

Во-вторых, функция документа должна быть правильно указана. При передаче маркированного товара от агента к принципалу используется функция документа "ДОП" (дополнительный) или функция, предусмотренная для операции передачи товара. На практике чаще всего используется одна из следующих функций: "04" (отправка на продажу) или "05" (отправка на реализацию). Эти коды операций указывают, что товар передаётся новому собственнику для дальнейшей реализации.

В-третьих, коды маркировки должны быть указаны в УПД. Это могут быть коды в формате поэкземплярного учёта (ПЭУ) - когда каждый отдельный код маркировки указан для каждой единицы товара. Или коды в формате объёмно-сортового учёта (ОСУ) - когда коды сгруппированы по партиям или размерам. Выбор между ПЭУ и ОСУ зависит от типа товара и требований системы маркировки.

В-четвёртых, в примечания или дополнительные реквизиты УПД должна быть внесена пометка, что это передача товара по агентскому договору. Это поможет налоговой службе при проверке понять, что товар передаётся на основе агентского договора, а не продаётся обычным образом.

Кейс первый: оптовый магазин спортивного инвентаря

Оптовый магазин спортивного инвентаря заключил агентский договор с логистической компанией для импорта кроссовок из Вьетнама. Логистическая компания подала таможенную декларацию, получила коды маркировки в системе "Честный знак", и товар пришёл на склад логистической компании.

Логистическая компания оформила передачу товара магазину с помощью бумажного ТОРГ-12. Магазин принял товар, начал его продавать через свой онлайн-магазин и маркетплейс. Однако при попытке отгрузить товар покупателю маркетплейс отказался принять товар - система маркировки не распознала коды как активные для магазина.

Проблема была в том, что передача товара произошла только на бумаге (ТОРГ-12), но не была зафиксирована в системе "Честный знак". Система по-прежнему считала товар собственностью логистической компании.

Пришлось заново оформлять всё через ЭДО, создавая УПД с функцией "04" (отправка на продажу), указывая все коды маркировки в правильном формате. Процесс занял две недели, товар остался на складе магазина. За это время магазин потерял возможность продавать товар в важный период, когда спрос на спортивный инвентарь был высоким.

Процесс передачи маркированного товара через ЭДО - пошаговый алгоритм

Вот как должен происходить процесс передачи маркированного товара от агента к принципалу.

Шаг первый. Агент, который импортировал товар, должен создать УПД в своей системе ЭДО (у каждой компании должен быть оператор ЭДО - компания, которая обеспечивает передачу электронных документов). При создании УПД агент указывает:

- Агента как отправителя

- Принципала как получателя

- Функцию документа (обычно "04" или "05")

- Весь товар с указанием количества, стоимости, НДС

- Коды маркировки (в ПЭУ или ОСУ формате)

- Пометку в примечания: "Передача по агентскому договору"

Шаг второй. Агент подписывает УПД электронной подписью и отправляет его через ЭДО принципалу. УПД передаётся в виде электронного файла формата XML.

Шаг третий. Принципал получает УПД в своей системе ЭДО, проверяет его корректность (правильность количества, кодов маркировки, стоимости) и подписывает его своей электронной подписью в знак того, что он принял товар.

Шаг четвёртый. Подписанный обеими сторонами УПД остаётся в системе ЭДО как электронный документ. Бумажная копия УПД может быть отпечатана для внутреннего архива, но основной документ - это электронный вариант.

Шаг пятый. На основе информации из УПД система "Честный знак" обновляет информацию о собственнике товара. Коды маркировки переходят на счёт принципала.

На практике, если все этапы выполнены правильно, смена собственника в системе "Честный знак" происходит в течение нескольких часов.

Типичные ошибки при оформлении УПД с маркировкой

Первая ошибка - агент забывает указать все коды маркировки в УПД. Вместо того чтобы перечислить каждый код, агент просто указывает, что передаёт, скажем, 1000 пар кроссовок. Система маркировки не может понять, какие именно коды переходят к принципалу. Результат - коды остаются "привязаны" к агенту.

Вторая ошибка - неправильный выбор функции документа. Если агент указывает функцию "ДП" (документ на покупку) вместо "04" (отправка на продажу), система может интерпретировать это как возврат товара, а не передачу.

Третья ошибка - агент указывает коды маркировки в неправильном формате. Система "Честный знак" требует, чтобы коды были указаны в определённом формате - либо как список отдельных кодов (ПЭУ), либо как сводная информация с указанием количества кодов в партии (ОСУ). Если формат неправильный, система не распознает коды.

Четвёртая ошибка - в УПД указан неправильный ИНН принципала. Это может привести к тому, что принципал не получит документ в свою систему ЭДО и не сможет его подписать.

Пятая ошибка - агент оформляет только бумажный ТОРГ-12 и не создаёт УПД в ЭДО. Как упоминалось выше, система "Честный знак" не признаёт бумажные документы - требуется электронный УПД.

Кейс второй: магазин детской одежды и проблема с кодами маркировки

Магазин детской одежды импортировал платья из Белоруссии через агента. Агент получил коды маркировки, товар прибыл на склад агента. Агент и магазин подписали акт передачи товара, обе стороны сказали друг другу "договор выполнен".

Магазин начал продавать товар через свой физический магазин и интернет. Первые покупатели платили наличными, вторая партия была отправлена на маркетплейс.

Маркетплейс при попытке зарегистрировать товар в своей системе (маркетплейсы тоже интегрированы с "Честным знаком") обнаружил, что коды маркировки не активированы для магазина в системе "Честный знак". Маркетплейс отказал в размещении товара. Пришлось запрашивать у агента коды маркировки для повторной активации, но агент был нерасположен к общению. Процесс затянулся на месяц, товар пошёл в убыток из-за снижения спроса.

Проблема была в том, что при передаче товара от агента к магазину оформили только подписанный акт, но не создали УПД в ЭДО. Система маркировки по-прежнему считала агента собственником товара.

Специфика при объёмно-сортовом учёте (ОСУ)

Объёмно-сортовой учёт (ОСУ) используется, когда товары однородны (например, одежда, обувь, текстиль) и коды маркировки указываются группами. При ОСУ в УПД не обязательно перечислять каждый отдельный код, а указывается сводная информация: "Платья синие размер M - 150 штук, платья синие размер L - 100 штук" и т.п.

При использовании ОСУ передача маркированного товара от агента к принципалу происходит так: агент создаёт УПД и указывает сводные данные по кодам (количество кодов в каждой группе). Система автоматически распределяет коды между агентом и принципалом на основе этой сводной информации.

На практике ОСУ упрощает процесс оформления УПД, так как нет необходимости пересчитывать каждый отдельный код. Однако это требует, чтобы у агента была правильно настроена система учёта - коды должны быть сгруппированы по размерам, цветам и другим параметрам.

Специфика при поэкземплярном учёте (ПЭУ)

Поэкземплярный учёт (ПЭУ) используется для дорогостоящих товаров или товаров, которые требуют индивидуального отслеживания (например, меховые изделия, ювелирные украшения, определённые лекарства). При ПЭУ каждому товару присваивается уникальный код маркировки, и при передаче товара от агента к принципалу каждый код должен быть перечислен в УПД.

При использовании ПЭУ передача маркированного товара требует тщательной работы с кодами. Агент должен убедиться, что:

- Все коды маркировки, полученные от таможни, правильно зарегистрированы в системе "Честный знак"

- Все коды перечислены в УПД без пропусков

- Коды не повторяются (каждый код указан только один раз)

- Коды в УПД совпадают с фактическим наличием товара на складе

Ошибки при ПЭУ более критичны, так как любая ошибка или пропуск в коде приведёт к блокировке этого кода в системе.

Кейс третий: импортёр фармацевтической продукции

Компания, специализирующаяся на импорте фармацевтических добавок, заключила агентский договор с логистической компанией. Товар относился к категории с обязательной маркировкой "Честный знак". Каждая упаковка имела уникальный код маркировки (ПЭУ).

Логистическая компания получила 50 тысяч упаковок с кодами маркировки. При передаче товара компании агент создал УПД с указанием всех 50 тысяч кодов. Однако при заполнении УПД в спешке 300 кодов были указаны дважды (скопированы по ошибке), а 300 других кодов не были указаны вообще.

Система "Честный знак" не приняла УПД с дублирующимися кодами. Пришлось переделывать весь документ, вручную перепроверяя все 50 тысяч кодов. Это заняло несколько дней и отнимало силы у бухгалтеров компании.

Кроме того, 300 кодов, которые не были указаны в УПД, остались "привязаны" к логистической компании в системе "Честный знак". Когда компания попыталась продавать товар, система отказала - часть товара не была распознана как товар компании.

Как компании могут минимизировать риски при передаче маркированного товара

Первое - убедитесь, что у вас есть надёжный оператор ЭДО. Оператор ЭДО - это компания, которая обеспечивает передачу электронных документов через защищённый канал. Оператор также помогает с форматированием УПД и интеграцией с системой "Честный знак". Выбирайте оператора ЭДО, который имеет опыт работы с маркированным товаром.

Второе - согласуйте с системой маркировки, каким формат будут использоваться коды - ПЭУ или ОСУ. Это определит, как будут указываться коды в УПД.

Третье - проведите сквозную проверку кодов. Если у вас поэкземплярный учёт, убедитесь, что все коды, полученные от таможни, правильно переданы в систему "Честный знак" и готовы к передаче принципалу.

Четвёртое - при создании УПД убедитесь, что функция документа правильно выбрана (обычно "04" для отправки на продажу).

Пятое - в примечания или дополнительные реквизиты УПД внесите пометку, что это передача по агентскому договору. Это поможет при налоговой проверке.

Шестое - убедитесь, что ИНН принципала правильно указан в УПД. Ошибка в ИНН приведёт к тому, что принципал не получит УПД в своей системе ЭДО.

Седьмое - оставьте время на согласование. УПД должна быть подписана обеими сторонами. Если принципал медленно отвечает на документы, это может отложить смену собственника в системе маркировки.

Взаимодействие с налоговой службой

Есть ещё один момент, который нередко упускают из виду. При передаче товара от агента к принципалу налоговая служба может проверить корректность УПД и её соответствие агентскому договору.

В УПД обязательно должно быть указано, что передача товара осуществляется по агентскому договору. Это защитит вас от вопросов налоговой службы типа "почему агент вдруг передал товар принципалу по сниженной цене?" (если цена в УПД отличается от цены в контракте с иностранным поставщиком).

При передаче маркированного товара УПД содержит не только информацию о товаре и кодах маркировки, но и информацию о НДС. Если вы передаёте товар, на который уже был уплачен импортный НДС, то в УПД должно быть ясно указано, что НДС был уплачен при импорте и уже выстав в таможенной декларации.

Часто налоговые органы при проверке запрашивают УПД, чтобы убедиться, что смена собственника была документирована. Наличие подписанной УПД в ЭДО - это доказательство того, что товар был правильно передан.

Как компания может помочь оформить УПД с маркировкой

Оформление УПД с маркировкой при передаче товара от агента к принципалу - это именно та задача, где ошибка может дорого обойтись. Коды маркировки могут быть заблокированы, товар остановится на складе, продажи прекратятся.

Наша компания имеет опыт работы с системой "Честный знак" и оформлением УПД более пяти лет. Мы помогаем предпринимателям и логистическим компаниям правильно оформить УПД при передаче маркированного товара.

Мы готовы провести аудит вашего текущего процесса передачи маркированного товара и выявить потенциальные риски. Если у вас уже есть заблокированные коды маркировки, мы поможем разобраться в причине блокировки и найти способ разблокировать товар.

Мы также помогаем с выбором оператора ЭДО, настройкой интеграции с системой "Честный знак" и обучением сотрудников правильному оформлению УПД.

Консультация по оформлению УПД с маркировкой - это инвестиция, которая многократно окупится за счёт избежания блокировки товара, ускорения процесса передачи маркированного товара и снижения риска проблем при налоговой проверке.

Обращайтесь к нам при любых вопросах по передаче маркированного товара, оформлению УПД и работе с системой "Честный знак". Наш телефон, адрес и форма обратной связи находятся в контактных данных. Мы ответим на ваши вопросы в течение одного рабочего дня и помогим найти решение даже в самых сложных ситуациях с маркировкой.

Давид Гликштейн, менеджер. Пишу статьи, ищу интересную информацию и предлагаю способы ее практического использования. Верю, что благодаря качественной юридической аналитике клиенты приходят к юридической фирме, а не наоборот. Согласны?

В случае, если Ваш судебный спор или иной спор, договорная работа или любая другая форма деятельности касается вопросов, рассмотренных в данном или ином нашем материале, рекомендуем проверить и убедиться, что Ваша правовая позиция соответствует последним изменениям практики и законодательству.

Мы будем рады оказать Вам юридическую помощь по поводу минимизации юридических рисков и имеющимся возможностям. Мы постараемся найти решение, подходящее именно для Вас.

Звоните по телефону +7 (383) 310-38-76 или пишите на адрес info@vitvet.com.

Наша юридическая компания оказывает различные юридические услуги в разных городах России (в т.ч. Новосибирск, Томск, Омск, Барнаул, Красноярск, Кемерово, Новокузнецк, Иркутск, Чита, Владивосток, Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Нижний Новгород, Казань, Самара, Челябинск, Ростов-на-Дону, Уфа, Волгоград, Пермь, Воронеж, Саратов, Краснодар, Тольятти, Сочи).

Предлагаем своим клиентам наши юридические услуги по следующим направлениям:

а) защита и охрана интеллектуальной собственности (от регистрации товарного знака до споров по любым результатам интеллектуальной деятельности, в т.ч. сами товарные знаки, программы для эвм);

б) корпоративные вопросы и споры (от организации и проведения ГОСУ, ВОСУ до оспаривания сделок, взыскания убытков с директора, признания решений органов управления недействительными);

в) ведение судебных споров (споры в судах общей юрисдикции, арбитражных судах, третейских судах);

г) налоговые вопросы (от аудита бизнес-процессов на предмет налоговых рисков, сопровождения налоговых проверок до оспаривания результатов проверок, иных актов налоговых органов);

д) коммерческая практика (правовое сопровождение бизнеса по различным вопросам);

е) юридическая помощь по уголовным делам (как правило, связанным с предпринимательской деятельностью);

ж) защита активов компаний и собственников бизнеса.

Рекомендуем почитать наш блог, посвященный юридическим и судебным кейсам (арбитражной практике), и ознакомиться с материалам в Разделе "Статьи".