Заявление об истребовании документов: форма

Истребование документов — один из ключевых инструментов налогового контроля. Требование о представлении документов направляется налогоплательщику в рамках камеральной или выездной проверки, а также вне её рамок — в отношении конкретной сделки или контрагента. Форма заявления об истребовании, основания его выставления, сроки исполнения и последствия неисполнения строго регламентированы Налоговым кодексом РФ. Вместе с тем на практике налоговые органы нередко выходят за пределы своих полномочий: запрашивают документы, не относящиеся к предмету проверки, нарушают процедуру вручения, не соблюдают форму. Понимание правил позволяет налогоплательщику защититься от избыточных требований и не допустить штрафных санкций за правомерный отказ.

Правовые основания истребования документов

Налоговый кодекс РФ предусматривает несколько самостоятельных оснований для истребования документов у налогоплательщика и третьих лиц.

Статья 93 НК РФ: истребование у проверяемого лица

В ходе налоговой проверки — камеральной (статья 88 НК РФ) или выездной (статья 89 НК РФ) — должностное лицо инспекции вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика документы, необходимые для проверки. Требование выставляется по форме, утверждённой приказом ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (с последующими изменениями). Документ должен содержать: наименование запрашиваемых документов, период, к которому они относятся, основание проверки (номер и дата решения о проведении), срок представления.

Статья 93.1 НК РФ: истребование у контрагентов и третьих лиц

Инспекция вправе истребовать документы и информацию о конкретной сделке у контрагента проверяемого лица или у иных лиц, располагающих такими документами. Это так называемая «встречная проверка». Основания — проведение налоговой проверки в отношении третьего лица либо обоснованная необходимость получения информации о конкретной сделке вне рамок проверки (пункт 2 статьи 93.1 НК РФ). Поручение об истребовании направляется в инспекцию по месту учёта лица, у которого запрашиваются документы, а та уже выставляет требование непосредственному адресату.

Статья 86 НК РФ: истребование у банков

Банки обязаны представлять справки о наличии счетов, вкладов, об остатках и движении денежных средств по счетам организаций и индивидуальных предпринимателей по мотивированному запросу налогового органа. Форма запроса также утверждена ФНС. Срок представления — три рабочих дня со дня получения запроса (пункт 2 статьи 86 НК РФ).

Из практики. В ходе выездной налоговой проверки производственной компании (Уральский федеральный округ, осень 2024 года) инспекция направила требование по статье 93 НК РФ, в котором запросила более 200 наименований документов, включая внутреннюю переписку сотрудников, черновики договоров и маркетинговые исследования за пять лет. Налогоплательщик обратился к нам за сопровождением. Мы подготовили мотивированный ответ с указанием на то, что запрошенные документы не относятся к предмету проверки (НДС и налог на прибыль за конкретный период), не предусмотрены законодательством о бухгалтерском учёте как обязательные и не могут быть истребованы в рамках данной проверки. Инспекция скорректировала требование, сократив перечень до документов, непосредственно связанных с исчислением налогов. Штраф по статье 126 НК РФ за непредставление избыточно запрошенных документов предъявлен не был.

Форма требования о представлении документов

Требование о представлении документов (информации) — это не просто письмо инспекции. Это ненормативный правовой акт, форма которого строго регламентирована. Несоблюдение формы влечёт его незаконность.

Обязательные реквизиты требования

Действующая форма требования утверждена приказом ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (Приложение № 17 к приказу). В требовании должны быть указаны:

• наименование налогового органа, его адрес;
• дата составления и порядковый номер требования;
• наименование (Ф.И.О.) налогоплательщика, его ИНН/КПП;
• основание истребования: статья НК РФ, реквизиты решения о проведении проверки (для статьи 93) либо реквизиты поручения об истребовании (для статьи 93.1);
• конкретный перечень запрашиваемых документов с указанием периода, к которому они относятся;
• срок представления документов;
• подпись должностного лица инспекции.

Что не является надлежащим требованием

Запрос, оформленный в произвольной форме (письмо, уведомление, «просьба представить»), не является требованием в смысле статьи 93 НК РФ. Его неисполнение не влечёт ответственности по статье 126 НК РФ. Вместе с тем на практике налогоплательщики нередко путают такие запросы с обязательными требованиями и либо исполняют их без необходимости, либо игнорируют законные требования, принимая их за неформальные. Важно каждый раз проверять форму документа и его правовое основание.

Порядок вручения требования

Требование вручается лично руководителю (законному или уполномоченному представителю) под расписку, направляется по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора электронного документооборота или заказным письмом по почте. При направлении по почте требование считается полученным на шестой рабочий день с даты отправки (пункт 4 статьи 31 НК РФ). Дата получения имеет принципиальное значение: с неё начинает течь срок на представление документов.

Сроки представления документов и порядок их продления

Стандартный срок представления документов по требованию в рамках налоговой проверки — 10 рабочих дней со дня получения требования (пункт 3 статьи 93 НК РФ). Для консолидированной группы налогоплательщиков — 20 рабочих дней, для иностранных организаций — 30 рабочих дней.

Продление срока

Если налогоплательщик не успевает представить документы в установленный срок, он вправе направить в инспекцию уведомление о невозможности представления в срок с указанием причин и предложением нового срока. Уведомление направляется не позднее следующего рабочего дня после получения требования (пункт 3 статьи 93 НК РФ). Руководитель (заместитель руководителя) инспекции вправе продлить срок или отказать в продлении. Отказ в продлении не лишает налогоплательщика права ссылаться на уважительность причин при оспаривании штрафа.

Срок по статье 93.1 НК РФ

При истребовании документов у контрагента или третьего лица срок составляет 5 рабочих дней со дня получения требования (пункт 5 статьи 93.1 НК РФ). При истребовании информации о конкретной сделке вне рамок проверки — также 10 рабочих дней. Продление возможно в том же порядке.

Пределы полномочий налогового органа при истребовании

Истребование документов — не безграничное полномочие. НК РФ и судебная практика устанавливают чёткие ограничения.

Связь с предметом проверки

Документы должны быть необходимы для проверки правильности исчисления и уплаты конкретных налогов за конкретный период. Инспекция не вправе запрашивать документы, не относящиеся к предмету проверки. Верховный Суд РФ в Определении от 14.04.2021 № 302-ЭС20-23919 подтвердил: требование о представлении документов должно быть связано с проверяемым налогом и периодом; запрос документов, выходящих за рамки предмета проверки, незаконен.

Запрет повторного истребования

Инспекция не вправе повторно истребовать документы, которые налогоплательщик уже представлял в ходе камеральных или выездных проверок (пункт 5 статьи 93 НК РФ). Исключения: документы, представленные в виде подлинников и возвращённые налогоплательщику, а также документы, утраченные вследствие обстоятельств непреодолимой силы. На практике налогоплательщику важно вести реестр всех ранее представленных документов с указанием даты, номера требования и описи — это позволяет оперативно заявить о повторности запроса.

Конкретность запроса

Требование не может содержать расплывчатые формулировки типа «все документы, связанные с деятельностью организации» или «документы, подтверждающие финансово-хозяйственную деятельность». Перечень должен быть конкретным: наименование документа, период, контрагент (если применимо). Суды признают требования с неопределённым перечнем незаконными (Постановление АС Московского округа от 2023 года по аналогичным делам).

Из практики. К нам обратилась торговая компания (Центральный федеральный округ, начало 2025 года), получившая требование по статье 93.1 НК РФ вне рамок какой-либо проверки. В требовании запрашивались документы по взаимоотношениям с контрагентом за три года — без указания конкретной сделки, что противоречит пункту 2 статьи 93.1 НК РФ: вне рамок проверки допускается истребование информации только о конкретной сделке. Мы подготовили ответ с указанием на несоответствие требования закону и предложили представить документы по конкретным сделкам при их надлежащей идентификации. Инспекция направила уточнённое требование с указанием трёх конкретных договоров. Документы по ним были представлены в срок. Штраф не начислялся, доначислений по итогам анализа представленных документов не последовало.

Ответственность за непредставление документов

Неисполнение требования о представлении документов влечёт налоговую ответственность по статье 126 НК РФ.

Размер штрафа

За непредставление каждого документа в установленный срок — 200 рублей (пункт 1 статьи 126 НК РФ). За непредставление документов о налогоплательщике по запросу инспекции другим лицом — 10 000 рублей (пункт 2 статьи 126 НК РФ). За непредставление информации о конкретной сделке — 5 000 рублей, при повторном нарушении в течение календарного года — 20 000 рублей (статья 129.1 НК РФ).

Условия привлечения к ответственности

Штраф правомерен только при одновременном соблюдении нескольких условий: требование оформлено надлежащим образом, вручено в установленном порядке, документы относятся к предмету проверки и фактически существуют (или должны существовать по закону). Если документы не существуют (например, не предусмотрены законодательством для данного вида деятельности), штраф за их непредставление незаконен. Верховный Суд РФ неоднократно подтверждал: ответственность наступает только за непредставление документов, которые налогоплательщик обязан составлять и хранить.

Смягчающие обстоятельства

При наличии смягчающих обстоятельств (статья 112 НК РФ) штраф подлежит снижению не менее чем в два раза (пункт 3 статьи 114 НК РФ). К смягчающим относятся: незначительность просрочки, большой объём запрошенных документов, технические сбои, первичность нарушения. Ходатайство о снижении штрафа подаётся одновременно с возражениями на акт проверки или отдельно при рассмотрении материалов дела.

Как составить заявление об истребовании документов в суде

Помимо административного порядка истребования (через налоговый орган), существует судебный порядок — когда сторона арбитражного процесса или участник налогового спора ходатайствует перед судом об истребовании доказательств у другой стороны или третьих лиц.

Правовое основание

Статья 66 АПК РФ предоставляет лицу, участвующему в деле, право обратиться к суду с ходатайством об истребовании доказательств, если самостоятельно получить их невозможно. Суд выдаёт запрос, который предъявляется держателю документов. Неисполнение судебного запроса влечёт наложение судебного штрафа (статья 119 АПК РФ).

Структура ходатайства об истребовании доказательств

Ходатайство составляется в письменной форме и должно содержать:

• наименование суда, номер дела, стороны;
• наименование документа (доказательства), которое необходимо истребовать;
• обстоятельства, которые этот документ подтверждает (относимость к делу);
• причины, по которым заявитель не может получить документ самостоятельно;
• место нахождения документа (у кого находится);
• просительную часть: истребовать конкретный документ у конкретного лица.

Ходатайство подаётся в суд в письменном виде или заявляется устно в судебном заседании с занесением в протокол. При подаче в письменном виде прикладываются доказательства того, что самостоятельное получение документа невозможно (отказ в выдаче, отсутствие доступа и т.д.).

Особенности в налоговых спорах

В делах об оспаривании решений налоговых органов (глава 24 АПК РФ) налогоплательщик вправе ходатайствовать об истребовании у инспекции материалов проверки, которые не были приложены к решению, но на которые инспекция ссылается. Суды, как правило, удовлетворяют такие ходатайства, поскольку бремя доказывания законности решения лежит на налоговом органе (часть 5 статьи 200 АПК РФ). Налогоплательщик также вправе ходатайствовать об истребовании у банков выписок по счетам контрагентов, у регистрирующих органов — сведений о регистрации имущества, у иных государственных органов — документов, подтверждающих реальность хозяйственных операций.

Оспаривание требования об истребовании документов

Требование о представлении документов является ненормативным правовым актом и может быть оспорено в арбитражном суде по правилам главы 24 АПК РФ. Вместе с тем судебная практика выработала ряд ограничений.

Когда оспаривание требования эффективно

Оспаривание требования целесообразно, когда оно явно выходит за пределы полномочий инспекции: запрашиваются документы, не относящиеся к предмету проверки; требование выставлено по истечении проверки; нарушена форма или порядок вручения; запрашиваются документы, которые налогоплательщик не обязан составлять. В этих случаях суд признаёт требование незаконным и освобождает налогоплательщика от обязанности его исполнить.

Ограничения оспаривания

Суды нередко отказывают в признании требования незаконным, если оно формально соответствует закону, а спор касается лишь объёма запрошенных документов. В таких случаях эффективнее представить документы в той части, в которой требование законно, и оспорить штраф за непредставление остальных — с указанием на их нерелевантность предмету проверки.

Срок обжалования

Заявление об оспаривании ненормативного акта подаётся в арбитражный суд в течение трёх месяцев со дня, когда лицо узнало о нарушении своих прав (часть 4 статьи 198 АПК РФ). Пропуск срока при наличии уважительных причин может быть восстановлен судом. Предварительного досудебного обжалования требования в вышестоящем налоговом органе закон не требует — можно сразу обращаться в суд.

Практические рекомендации налогоплательщику

Получив требование о представлении документов, действуйте по следующему алгоритму.

Шаг 1. Проверьте форму и основание требования

Убедитесь, что требование оформлено по утверждённой форме ФНС, содержит все обязательные реквизиты, подписано уполномоченным должностным лицом и выставлено в рамках действующей проверки (или на законном основании вне её рамок). Проверьте дату вручения — от неё считается срок.

Шаг 2. Оцените перечень запрошенных документов

Разделите перечень на три группы: документы, которые вы обязаны представить; документы, которые вы не обязаны составлять или хранить; документы, которые уже представлялись ранее. По второй и третьей группам подготовьте мотивированный ответ с указанием причин непредставления.

Шаг 3. При необходимости — запросите продление срока

Если объём документов значителен, направьте уведомление о невозможности представления в срок не позднее следующего рабочего дня после получения требования. Укажите реальный срок и обоснуйте его объёмом работы.

Шаг 4. Оформите представление документов надлежащим образом

Документы представляются с сопроводительным письмом и описью. Опись должна содержать наименование каждого документа, количество листов, реквизиты (дата, номер). Один экземпляр описи с отметкой инспекции о получении остаётся у налогоплательщика. При направлении по ТКС — сохраните подтверждение отправки и квитанцию о приёме.

Шаг 5. Фиксируйте все взаимодействия с инспекцией

Ведите хронологический реестр всех требований, ответов на них, уведомлений о продлении. Это критически важно при последующем оспаривании штрафов: вы сможете доказать, что действовали добросовестно и в пределах своих обязанностей.

Позиция Верховного Суда и ФНС в 2024–2026 годах

Судебная практика последних лет последовательно ограничивает возможности налоговых органов по расширительному толкованию своих полномочий при истребовании документов.

Верховный Суд РФ в ряде определений 2024–2025 годов подтвердил: требование о представлении документов должно быть обусловлено реальной необходимостью для целей налогового контроля, а не служить инструментом сбора информации «на будущее» или давления на налогоплательщика. Суд также указал, что при оценке правомерности штрафа по статье 126 НК РФ необходимо устанавливать, имелись ли у налогоплательщика запрошенные документы фактически, а не формально предполагать их наличие.

ФНС России в письмах 2024–2025 годов разъяснила территориальным инспекциям необходимость конкретизации перечней запрашиваемых документов и недопустимость «веерных» требований, не связанных с конкретными операциями. Это отражает общую тенденцию к повышению качества налогового администрирования и снижению административной нагрузки на бизнес — по крайней мере, на уровне официальных позиций.

На практике, однако, инспекции по-прежнему нередко выставляют требования с избыточным перечнем документов. Задача налогоплательщика — знать свои права и уметь их защищать: представлять то, что обязан, и мотивированно отказывать в представлении того, что выходит за пределы законных полномочий инспекции.

Заключение

Заявление об истребовании документов — будь то требование налогового органа по статьям 93 или 93.1 НК РФ либо ходатайство стороны в арбитражном процессе по статье 66 АПК РФ — подчиняется строгим правилам формы, содержания и процедуры. Налогоплательщик, понимающий эти правила, защищён от избыточных требований, необоснованных штрафов и процессуальных ловушек. Ключевые принципы: проверяйте форму каждого требования, оценивайте его связь с предметом проверки, фиксируйте все взаимодействия с инспекцией и не исполняйте требования, выходящие за пределы полномочий налогового органа, — но делайте это мотивированно и в письменной форме.

Дата публикации: 09.05.2026