Движение денежных средств. В юридическом менеджменте жизненно важно понимать движение денежных средств. Очевидная утечка наличных происходит из-за распределений между партнёрами, покупок оборудования, выплат авансам третьим лицам или отсрочки (рассрочки) в оплате услуг.
Всё это примеры транзакций, которые не проявляются в отчётах, но всё равно существенно влияют на прибыль. Поэтому составление отчётов о движении денежных средств и финансовых отчётов (то, чем обычно занимаются администратор фирмы или бухгалтер) требует постоянного внимательного анализа.
Хорошо продуманный бюджет и разумный бизнес-план определят ваши действия в будущем. Анализ финансовой отчётности покажет развитие фирмы, благодаря чему вы сможете понять, движетесь ли вы в правильном направлении. Без надлежащего планирования контроль денежного потока и улучшение финансового менеджмента невозможны.
Бизнес-план. Ваша фирма должна иметь бизнес-план, в котором чётко обозначены будущие стратегии и инициативы, необходимые для достижения важных целей. Даже если данные цели будут исключительно финансовыми, вам всё равно потребуется бизнес-план и последующая юридическая проверка, чтобы выполнить их.
Финансовый план. Финансовый план идёт следующим пунктом, поскольку он регламентирует инвестиции, обязательства, финансовые средства и минимальные результаты, которые вы ожидаете от реализации бизнес-плана.
Финансовый план определяет оценочную стоимость и возможности дохода, если вы всё-таки решите начать новое направление. Бюджетирование является значительной частью финансового плана. В бюджет следует включать спрогнозированные доходы и расходы. Предположения, лежащие в основах каждой из данных категорий, должен быть тщательно разработаны и продуманы.
Авансы клиентам. Несколько лет эта категория расходов вызывала множество споров. Контролировать авансы довольно сложно. Каждый юрист скажет вам, что следует получать аванс на регистрационные сборы (в том числе оплату госпошлины, расходы на нотариальные услуги, почтовые расходы и пр). К сожалению, как бы вы ни считали авансы, они лишь истощают бюджет и влияют на чистый доход.
Юристы без получения предварительного платежа от клиента осуществляют за свой счет несение расходов, прямо относящихся к клиенту.
Чтобы контролировать авансы клиентов, нужно проявить некоторую жесткость. Например, можно использовать следующие подходы:
1) Не разрешайте такие авансы вообще;
2) Настаивайте на предварительных гонорарах, платежах, или, по крайней мере, на депозитах для покрытия ориентировочных авансов;
3) Выставляйте счета за авансы клиентов сразу же и отдельно от вознаграждений;
4) Регистрируйте определённые авансы, как расходы, чтобы их можно было отразить их в отчёте;
5) Считайте своих сотрудников ответственными за списания и
6) Настаивайте, чтобы ваша бухгалтерия не принимала просьбы об авансах клиентам, превышающих заранее определённую минимальную сумму;
7) Введите и используйте лимиты по каждому клиенту или группе клиентов. Выполняйте эти лимиты.
Эффективное выставление счетов. Конвертирование бюджета доходов в реальность требует не только эффективного управления бизнесом клиентов, но и действенной дисциплины выставления счетов за услуги, оказанные клиентам. Согласно рекомендуемым системам, каждому выставляющему счета юристу нужно дать ежемесячный отчёт в то время, когда предполагается оплата клиентом услуг.
Компенсация. Ваша система компенсаций должна обеспечить признание юристов, которые незамедлительно выставляют счета. Этот план предполагается реализовать благодаря критической части вашей системы распределения прибыли. Конечно, определённые типы юридического бизнеса не подходят для ежемесячного выставления счетов.
Однако в таком случае, когда вы определяете почасовые ставки, следует учитывать денежный эквивалент затраченного времени.
Старые счета, оплаченные и неоплаченные, должны быть списаны с целью определения действующей компенсации. Некоторые фирмы проводят данные операции в отношении всех счетов, срок которых уже больше одного года.
Расчётно-инвестиционный комитет. Раньше каждый партнёр решал, заниматься ли отдельной частью бизнеса или нет. К сожалению, рост бизнеса и жажда «захвата» новых направлений привели к проблемам выставления счетов.
Ответ на подобную ситуацию заключается в создании расчётно-инвестиционного комитета, который служит нескольким целям.
Ни одно дело не может быть принято без предварительного одобрения комитета. Этот комитет должен встречаться еженедельно. Любой член комитета может одобрить новые срочные вопросы, которые не могут ждать одобрения комитета. Комитет также рассматривает каждый счёт, превышающий определённые суммы, чтобы провести ревизию суммы, счета на которую нужно выставить. Рассмотрение счетов будет давать заметные результаты в достижении вашей фирмой определённых целей.
Сервис крайне важен. Помните, что ни одна система контроля не сделает вас успешными сама по себе. А вот качество юридических услуг действительно влияет на развитие фирмы.
По-прежнему рекомендую оригинал на английском языке - Оригинал http://www.americanbar.org/publications/law_practice_magazine/2013/may-june/practice-management-advice.html.
В данном материале содержится также и личное мнение по отдельным вопросам.
24 сентября 2015
Давид Гликштейн
p.s. 10 наиболее интересных материалов за последнее время:
3. Как улучшить управление юридической фирмой?
4. Льготы по страховым взносам для IT
5. Учет налога на прибыль: использование товарного знака (ст. 40, п. 8 ст. 250 НК РФ)
6. Налоговые вычеты по НДС: экспорт программного обеспечения (п. 1 ст. 165 НК РФ)
7. Учет передачи прав на ПО (ст. 147 НК РФ)
8. Маркетинг, пиар и продажи для юристов
9. Налоговый учет: использование товарного знака (ст. 250 НК РФ)
10. Налоговый учет: авторское вознаграждение (ст. 318 ГК РФ)
