Ни для кого не в новинку начинать свой день с проверки рабочей почты. Иногда среди писем есть те, которые напоминают о еженедельных корпоративных собраниях и встречах. Это может быть еженедельное совещание по продажам, обсуждение нового проекта, собрание членов отдела, консультация по развитию бизнеса или ежеквартальный отчет бухгалтеров. Некоторым приходится посещать множество подобных мероприятий за один день. Зачастую по окончании дня приходит мысль, что далеко не все прошедшие мероприятия были продуктивными и полезными.
Когда специалистов просят оценить собрания по продажам или по развитию бизнеса, они всегда отмечают одну общую характерную особенность. Как правило, ведущий встречи просит каждого пришедшего рассказать об их деятельности за определенный период времени: с кем они встречались, чего добились, какие проекты намечаются и т.п. Если каждый человек расскажет вкратце хотя бы о данных трех пунктах, допустим, за 10 минут, то на 6 человек потребуется целый час. В связи с этим, автор материала, Ян Альтман, задается вопросами: это ли эффективное использование времени? Какова цель подобных обсуждений?
На ежегодных собраниях любого рода происходит аналогичная ситуация, только каждый человек вынужден тратить уже больше времени, от двадцати до тридцати минут, рассказывая о подробностях своих встреч, предложений и даже телефонных звонков.
При рассмотрении новых проектов почему-то все снова говорят о своих достижениях за последний период. Как и на совете директоров или совещании руководителей отделов.
В бизнесе проводят слишком много времени, считая встречи отличным местом, чтобы обменяться полезной информацией. При этом на реальное обсуждение планов развития или разработку стратегии остается всего пара минут, поскольку каждый выступающий считает своим долгом поделиться опытом, новостями и т.п.
Ян приводит несколько причин, которые влияют на продуктивность встреч.
1. Определение проблемы, для решения которой требуются силы коллективного разума.
2. Определение общей цели.
3. Обсуждение задач для конкретных команд, после которого каждый человек уйдет с четким пониманием, что, зачем и почему необходимо сделать.
Естественно, что встречи должны иметь конкретную цель.
В качестве советов по экономии рабочего времени Ян приводит следующие:
1) Делиться заранее: коллегам может быть полезно узнать, чем же занимаетесь вы в данный момент или занимались в последнее время. Вам не нужно читать эти нудные отчеты на встрече. Нельзя не согласиться с Яном о том, что коллег не стоит держать в информационном вакууме.
2) Определить, где нужна помощь. Нужно предварительно подготовить специальный раздел с описанием проблем, которые необходимо обсудить с коллегами. Лучше посвятить коллег заранее в суть проблемы для того, чтобы они могли самостоятельно подумать над ее решением и сформулировать свою позицию.
3) Необходимо расписать план. Продуктивной встречи не получится без четко проработанного предварительного плана с вопросами для обсуждения и плана дальнейших действий для реализации поставленных задач.
Несмотря на то, что советы Яна носят скорее общий характер, тем не менее, они еще раз обращают внимание на то, что к каждой встрече лучше готовиться заранее, имея четкий план ее проведения с вопросами для обсуждения. В противном случае, встреча может оказаться пустой тратой времени и ресурсов.
Ссылка на оригинал - http://www.forbes.com/sites/ianaltman/2015/06/02/how-to-avoid-wasting-time-in-unproductive-meetings/
Давид Гликштейн
p.s. 10 наиболее интересных материалов за последнее время:
1. Изменения в законодательстве: продажа заложенного имущества
3. Невозврат валютной выручки. Способы разрешения проблемы
4. Причинно-следственная связь между явлениями, зависимость убытков от события
5. Мировое соглашение в деле о банкротстве: срок отсрочки уплаты налогов
6. Выемка документов налоговой
7. Подтверждение налогового вычета
8. Отказ налоговой в регистрации. Проверка адресов массовой регистрации
9. Доначисление налога на прибыль. Безвозмездно полученный доход
